För dig som förtroendevald i Kalmar kommun

Ledamöterna i en nämnd bär ett gemensamt ansvar för nämnden. Hur nämnden har tagit sitt ansvar prövas årligen i kommunfullmäktige, som tar ställning till om nämnden beviljas ansvarsfrihet. Kommunfullmäktige kan entlediga en hel nämnd, eller enskilda ledamöter. Fullmäktige kan även rikta ett skadeståndsanspråk vid ekonomisk skada, vilket i så fall prövas i domstol.

Som förtroendevald i en nämnd har du även ett så kallat aktivitetsansvar, som innebär att du ska vara insatt i uppdraget, i verksamheten och i ärenden som hanteras i nämnden. Du ska delta i nämndens arbete, vara förberedd och delta i beslutsfattandet.

Arvode utgår i form av årsarvode eller sammanträdesarvode och förrättningsarvode. Vilket arvode som gäller för ditt uppdrag hittar du i Arvodesregler för Kalmar kommuns förtroendevalda under styrande dokument. Som förtroendevald behöver du inte själv ansöka om arvode vid sammanträde.

Förtroendevalda har även rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst vid sammanträde eller förrättning. Inkomstförlusten ska styrkas med intyg. Blankett för att styrka inkomstförlusten finns hos nämnd- eller styrelsesekreterare, eller via länken nedan. Här hittar du blanketten för att ansöka om ersättning för förlorad arbetsinkomst. Pdf, 152.2 kB.

Vilka pensionsförmåner du har rätt till som förtroendevald beror på din tjänstgöringsgrad. Detta framgår av Arvodesregler för Kalmar kommuns förtroendevalda. Detta gäller även för bestämmelser om ledighet och frånvaro till exempel vid föräldraledighet, sjukdom med mera. Kommunstyrelsen har exempelvis rätt att utse en ersättare vid längre tids sjukdom, föräldraledighet med mera för förtroendevald med minst 40 % årsarvodering.

Vill du avsäga dig ditt uppdrag ska du skicka din avsägelse till kanslienheten på kommunledningskontoret via kommun@kalmar.se. Avsägelsen registreras hos Kalmar kommun. Kommunfullmäktige kommer att behandla din avsägelse på nästkommande sammanträde. Din avsägelse gäller inte från den dag du skickade in den, utan först när den har behandlats i kommunfullmäktige. Du sitter alltså formellt kvar i nämnden/bolaget till dess att fullmäktige godkänt din avsägelse och protokollet är justerat.

Offentlighetsprincipen, det vill säga rätten till insyn i de offentliga verksamheterna, är en av Sveriges viktigaste principer. Offentlighetsprincipen regleras i våra grundlagar regeringsformen, tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Offentlighet är grundregeln, men vissa uppgifter i den offentliga verksamheten omfattas av sekretess. Detta regleras i offentlighets- och sekretesslagen.

Som förtroendevald kan du inom ramen för ditt politiska uppdrag komma i kontakt med sekretessbelagda uppgifter, till exempel i beslutsunderlag. Det är viktigt att du känner till att du har tystnadsplikt i dessa fall och att du inte har rätt att föra vidare dessa uppgifter. Att bryta mot bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) är ett brott mot tystnadsplikten vilket kan leda till åtal.

Som förtroendevald tilldelas du en e-postadress av kommunen. Du har möjlighet att låna en Ipad under din uppdragsperiod. Du är skyldig att följa de riktlinjer och policys Kalmar kommun har för informationssäkerhet. Kalmar kommun kommunicerar bara med den e-postadress du har tilldelats via kommunen.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av de lagliga grunderna Allmänt intresse och Myndighetsutövning. De kontaktuppgifter vi har till dig registreras i vårt förtroendemannaregister. Ändras dina kontaktuppgifter behöver du meddela detta till din politiska sekreterare som vidareförmedlar informationen till kanslienheten på kommunledningskontoret. Via Kalmar kommuns hemsida kan väljare kontakta dig som förtroendevald. Vi publicerar ditt namn, din partitillhörighet, dina uppdrag samt de kontaktuppgifter, så som e-postadress, du tilldelas av Kalmar kommun i din roll som förtroendevald.

Som användare i Kalmar kommuns IT-miljö ska du följa de riktlinjer och policys som finns för informationssäkerhet. Den e-post som du fått av Kalmar kommun ska användas inom ramen för ditt politiska uppdrag.

Som förtroendevald i Kalmar kommun eller i de kommunala bolagen arbetar du på medborgarnas uppdrag. Vi har alla ett ansvar att bekämpa korrupt beteende. Kalmar kommun har tagit fram riktlinjer för att förhindra mutor och jäv bland anställda och förtroendevalda, som du hittar under styrande dokument. Närmare bestämmelser om jäv finns i förvaltningslagen och kommunallagen. För de kommunala bolagen finns bestämmelser om jäv i aktiebolagslagen.

För förtroendevalda föreligger jäv i följande situationer:

• Om saken angår oss själva eller någon närstående eller om ärendets utgång
  kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för oss själva eller någon
  närstående.
• Om vi är förvaltare eller god man för den som saken angår eller för någon
  som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.
• Om ärendet rör tillsyn över sådan verksamhet som vi själva är knutna till.
• Om vi har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
• Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba
  förtroendet för vår opartiskhet i ärendet.

Det är också viktigt att tänka på de risker som är förknippade med då
kontakter/ transaktioner sker med bolag där ens anhöriga eller närstående på annat sätt har ett betydande inflytande. I sådana fall bör du alltid iaktta
försiktighet och som förtroendevald avstå från att delta i
hanteringen av ärendet. Tänk på att måna om medborgarnas förtroende för dig som förtroendevald. Är du osäker på om du är jävig i ett ärende, rådfråga en partikollega, nämndsekreterare, ordförande eller kommunjurist.

Om ett ärende som du är jävig i ska behandlas på ett sammanträde behöver du meddela ordförande och nämndsekreterare detta innan ärendet startar. En ersättare kommer att kallas in i ditt ställe. Det kommer även att noteras i protokollet att du har meddelat jäv. I en nämnd eller bolagsstyrelse kommer du att få lämna sammanträdet när ärendet behandlas. I fullmäktige kan du få stanna kvar i sammanträdeslokalen, även om du inte får delta i beslutet.

Innan året är slut beslutar nämnderna om sina sammanträdesdagar för nästa verksamhetsår. Sammanträdesdagarna finns tillgängligt via nedanstående länk: Aktuella sammanträdesdagar

Kallelse och handlingar tillgängliggörs till förtroendevalda även genom ett digitalt publiceringssystem. För fullmäktige, styrelsen och nämnderna gäller att kallelse och offentliga handlingar publiceras på kalmar.se och skickas som länk till din kommunala e-postadress. För bolagsstyrelserna liksom övriga kommunala organ kan detta ske på annat sätt.

Tiden för när kallelse skickas ut kan variera, men brukar vara cirka en vecka innan sammanträdet ska äga rum.

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för den som vill komma och lyssna. Fullmäktigesammanträdena livesänds även via Kalmar kommuns hemsida.

Kommunfullmäktige har beslutat att nämnderna själva får bestämma om deras sammanträden ska vara öppna för allmänheten. Om nämnden har öppna eller slutna sammanträden framgår på Kalmar kommuns hemsida. Ska en nämnd som har öppna sammanträden besluta i ett sekretessärende kommer sammanträdet under den beslutspunkten inte vara öppet för allmänheten.

Närvaron måste alltid noteras eftersom det förs till protokollet. Meddela nämndsekreteraren om du på förhand vet om att du inte kommer att kunna delta på sammanträdet.

Behöver du som ledamot avvika kommer en ersättare att tjänstgöra i ditt ställe. Kommunfullmäktige har beslutat om regler för i vilken ordning ersättare ska tjänstgöra i nämnder.

I kommunfullmäktige kan endast en ersättare från samma parti tjänstgöra i ditt ställe. Finns det ingen ersättare att sätta in kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet.

Efter sammanträdet har ägt rum upprättar sekreteraren ett utkast till protokoll. Detta skickas för genomläsning till ordförande och den som har valts att justera protokollet. Efter godkännande skickas protokollet för digital justering.

Ett protokoll ska justeras senast två veckor efter att sammanträdet har ägt rum.

Vid omedelbar justering behöver ett protokoll upprättas i samband med sammanträdet för det beslut som ska justeras omedelbart.

För dig som ska justera gäller alltså att du regelbundet läser din e-post då du dels behöver godkänna utkastet, och därefter signera protokollet digitalt.

Efter att protokollet har justerats anslås det på Kalmar kommuns hemsida och publiceras därefter. Ett annat förfarande kan gälla för bolagens och förbundens protokoll.

Yttranderätt i nämnder har både ledamöter och ersättare, oavsett om de tjänstgör eller inte. Kommunalråd, oppositionsråd och annan ledamot i kommunstyrelsen som har uppdrag som förtroendevald på heltid har rätt att närvara vid sammanträden med nämnd och får delta i överläggningarna, dock inte besluten. I kommunfullmäktige är det endast tjänstgörande ledamöter som har yttranderätt.

Tjänstgörande ledamöter har yrkanderätt. Om du vill föreslå en ändring, ett tillägg, bifalla eller avslå det förslag som lagts fram behöver du yrka på detta under överläggningen när ärendet behandlas. Ordförande kommer då att ställa de olika förslag som finns mot varandra i en så kallad propositionsordning. Vid ett längre yrkande ska dessa vara skriftliga och ges in till sekreteraren och ordförande under överläggningen.

Man skiljer på formella yrkanden och sakyrkanden. Formella yrkanden är till exempel ajournering, bordläggning, remiss eller återremiss. Sakyrkanden är förslag som rör bifall, tilläggsförslag, ändringsförslag eller avslag.

Ett sammanträde kan ajourneras på begäran. Ajournering används till exempel för enskilda överläggningar eller för att ge någon tid att arbeta om ett förslag. Om nämnden beslutar enligt ditt förslag, pausas eller avbryts sammanträdet en bestämd tid.

Du kan yrka på att ärendet ska bordläggas om du anser att du inte är beredd att fatta beslut i ett ärende för att du behöver mer betänketid. Vid bordläggning får inget ytterligare, till exempel justerad text eller tillägg, tilläggas ärendet. Ett bordlagt ärende kommer vara vilande och tas upp vid nästkommande sammanträde om inget annat är beslutat.

I kommunfullmäktige räcker det att minst en tredjedel begär bordläggning. Om ärendet tidigare varit bordlagt krävs dock enkel majoritet, det vill säga minst hälften av ledamöterna.

I nämnderna krävs enkel majoritet för bordläggning.

Återremiss innebär att ärendet kompletteras med ytterligare beslutsunderlag innan beslut kan fattas. En begäran om återremiss ska begäras i syfte att komplettera ärendet med mer underlag, inte för att ändra innehållet i förslaget. I kommunfullmäktige kan ett ärende återremitteras om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna, så kallad minoritetsåterremiss. En skriftlig motivering till återremissen ska lämnas in före beslutet fattas. En nämnd kan bara fatta beslut om återremiss genom enkel majoritet (minst hälften av ledamöterna).

Ärendet skickas tillbaka till beredande organ för komplettering utifrån motiveringen till återremissen. När flera ledamöter yrkar på återremiss men har olika motiveringar bör ordförande ställa varje yrkande om återremiss på proposition.

Remiss innebär att ärendet skickas till de instanser som du anser bör få lämna synpunkter på ärendet innan beslut fattas.

Efter att överläggningen har slutförts lägger ordförande fram de förslag som framförts av ledamöterna. Formella yrkanden och sakyrkanden kan inte ställas mot varandra. I beslutsordningen ska alltid formella yrkanden tas först om sådant lagts fram. Alla förslag till beslut som ordföranden lägger fram ska kunna besvaras med ja eller nej. Förekommer fler än två sakyrkanden ska huvudförslag och motförslag utses. Ärendet kan avgöras utan formell omröstning (så kallad acklamation) vilket innebär att ordförande avgör vilket alternativ som flest röstat på.

I protokollet visas vilka förslag som lagts fram till beslut, vilka omröstningar som genomförs och hur de utfaller, samt vilka som deltar i besluten och hur de röstar vid öppna omröstningar.

Omröstning, även kallat votering, begärs innan ordförande har klubbat beslutet om du tycker att det är tveksamt att det finns en majoritet för det förslag ordförande har uppfattat som vinnande. Du ska inte använda omröstning som ett politiskt ställningstagande. För detta används reservation eller protokollsanteckning.

Vid omröstning ställs huvudförslaget och motförslaget mot varandra. Innan omröstning sker ska ordförande läsa upp en voteringsproposition som ska godkännas. Omröstningen kan vara öppen eller sluten. Omröstning som rör val eller anställning av personal är alltid slutna. Det vanligaste är alltså öppen omröstning. I kommunfullmäktige används digital omröstning. I nämnderna sker omröstning efter upprop, där ordförande avger sin röst sist. Var och en som ska fatta beslutet svarar "ja", "nej", eller "avstår". Hur var och en har röstat vid en öppen omröstning förs till protokollet.

En ledamot har rätt att avstå från att delta i en omröstning. Ordförande är dock alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras.

Om omröstningen faller ut så att det ligger lika många röster för eller emot ett förslag är det ordförande som avgör genom sin utslagsröst.

När omröstningen har avslutats och ordförande befäst detta genom ett klubbslag, får en ledamot inte avge sin röst. Det går inte heller att ändra eller att ta tillbaka sin röst. Vid felröstning ska detta anmälas och föras som en anteckning till protokollet.

En ledamot har rätt att avstå från att delta i ett beslut.

En ledamot i en nämnd som deltar i handläggningen av ett ärende ska delta i avgörandet av ärendet, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Detta innebär ingen skyldighet att rösta för fler än ett förslag.

Om du vill avstå från att delta i beslutet ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas. Rätten att avstå från att delta i beslut bör dock användas med försiktighet, eftersom du har ett aktivitetsansvar.

Det förekommer att ledamöter efter beslut har fattats anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta är en politisk markering som inte fritar ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Ledamöter som har deltagit i ett beslut har rätt att reservera sig mot beslutet. En reservation innebär att du inte blir juridiskt ansvarig för beslutet. Den kan vara motiverad eller omotiverad (blank) och muntlig eller skriftlig.

Reservationen, som är personlig, ska anmälas innan sammanträdet har avslutats. Vill du motivera reservationen ska du göra det skriftligt. Den skriftliga motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har bestämts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Protokollsanteckning är en skriftlig meningsyttring som läggs till protokollet. Det finns inte några lagregler om protokollsanteckningar (som ibland även kallas särskilt yttrande). Det är helt upp till ordföranden att bestämma om de får göras och i Kalmar kommun är det brukligt att tillåta protokollsanteckningar.

I nämnderna får protokollanteckning även lämnas av närvarande ersättare som inte tjänstgör samt kommunalråd, oppositionsråd och annan ledamot i kommunstyrelsen som har uppdrag som förtroendevald på heltid. I kommunfullmäktige får inte ersättare som inte tjänstgör lämna protokollsanteckning.