Övrigt att tänka på

Avtal

Skriv alltid avtal på överenskommelser med samarbetspartners och artister för att undvika konflikter och oenigheter. Ett bra avtal svarar på frågorna vad, vem, när, var, hur och till vilket pris.

Det kan handla om underleverantörer av mat, artister, infrastruktur eller annat som är viktigt för genomförandet. Granska villkoren så att de passar dina förutsättningar och önskemål.

Buller och ljud

Du som arrangör är ansvarig för att ljudet på ditt evenemang inte är högre än tillåtet.Regler kring buller Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

El

Behöver du göra en tillfällig anslutning till elnätet eller förändra i en befintlig anslutning i samband med ditt evenemang? Gör gärna en grovskiss på evenemangets innehåll så tidigt som möjligt och försök undvika långa kabelsträckor. Ett tips är att boka tillfällig el med start- och slutdatum för att undvika överkostnader.

Tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd.

Bygglov och bygganmälan

Om evenemanget kräver byggnader eller större anordningar ska du kontakta vår bygglovsenhet. När du söker bygglov måste du redovisa placering, utformning och tid för uppställning. Tänk på att även skyltar och banderoller kan kräva bygglov.Bygga nytt, ändra eller riva

Dokumentation

Fotografera alltid vid ditt evenemang, då finns det bra bilder inför framtida arrangemang. Det kan till exempel vara smart att dokumentera placering av olika saker. Tänk dock på att det finns lagar kring hur bilder på människor (=personuppgifter) får användas.

Djur

Om du ska visa upp djur måste du alltid följa djurskyddsmyndighetens föreskrifter. Du måste även informera oss på kommunen. Visar du upp djur mer än sju dagar per år eller om det är vilda djur som visas upp, krävs även ett godkännande från länsstyrelsen.

Ekonomisk planering

Gör alltid upp en budget för ditt evenemang, det är ett bra sätt att tänka igenom hela arrangemanget.

Försök till exempel uppskatta dina intäkter och jämför dem med kostnaden för:

• tillstånd
• artistarvode
• försäkringar
• hyror (lokal, ljud och ljus, bajamajor, staket med mera)

Försäkringar

Som arrangör är du ansvarig för evenemanget och alla risker som kan tänkas finnas för besökare, personal och material. Därför kan det vara bra att skaffa en försäkring.

Gatumusik

Utövande av gatumusik får endast ske dagligen mellan klockan 14.00 och 18.00, under förutsättning att ljudförstärkare eller högtalare inte används. Om du har polistillstånd för att utöva gatumusik, gäller istället det som anges i tillståndet.

Gråvatten & fett från matlagning

I vissa fall kan man koppla in avlopp från toaletter, dusch och disk genom direkt påkoppling på ledningsnätet. Sök alltid tillstånd för detta hos Kalmar Vatten.

Observera att avloppsvatten från köksavlopp kan kräva särskild hantering.

Fett från matlagning är ett matavfall och ska hanteras separat, rekommendation är att ställa ut särskilda kärl för uppsamling av fett som sedan omhändertas som ett avfall.

För slamtömning/-tömning, kontakta en entreprenör för spolbilar/slamsugning. Kalmar vattens spolbilar kan endast hjälpa till med sådant uppdrag i mån av tid.Kalmar vatten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Högtalarutsändning

Information, reklam, propaganda eller andra budskap till personer på offentliga platser får inte ske genom högtalare eller liknande. Tillstånd måste sökas via polismyndigheten.

Information om evenemanget

Tänk på att informera de som bor eller har verksamheter i närheten om ditt evenemang. Tala om vad som ska hända, när det ska ske och ange även kontaktpersoner och telefonnummer. Detta kan vara bra att göra i skriftlig form, exempelvis med en lapp i brevlådan.

Kollektivtrafiken

När man ska arrangera ett evenemang är det viktigt att undersöka vilka möjligheter besökaren har att ta sig till evenemanget men även att informera kollektivtrafiken. Vid stora evenemang när många ska till och från samma plats samtidigt, är kollektivtrafik många gånger det bästa alternativet. Om du har sagt till i tid kan extra bussar och tåg sättas in om det behövs.

Parkering

Möjligheten att parkera vid större evenemang kan vara begränsad. För de som väljer att ta bilen kan det ofta vara både smidigare och snabbare att välja en parkeringsplats en bit ifrån evenemangsarenan och att antingen promenera eller åka kollektivt sista biten. Som arrangör vill vi att du informerar besökarna var tillgängliga parkeringsplatser finns i närheten av ditt evenemang.

Ett bra verktyg är att ladda ner appen "Kalmar (official)" och se var ledig parkering finns.

Renhållning

Det är arrangörens ansvar att sopkärl och eventuella containers finns tillgängliga vid evenemanget. Arrangören ansvarar också för att se till att det finns städ-, hämtnings- och skötselrutiner och att de följs.

Tänk på att ha ordentligt med sopkärl och regelbunden tömning av dem, möjligheten till källsortering bör också finnas.

Vid evenemang utomhus i anslutning till bebyggelse ska man med avseende på risken för anlagd brand se till att:

• Avfallskärl inte placeras under utstickande takfot eller skärmtak till byggnader.
• Plastkärl placeras minst 4 meter från byggnader.
• Öppna avfallscontainrar placeras minst 6 meter från byggnader.
  

Övrigt som kan vara bra att tänka på är:

• Om containrar med mera ska stå framme över natten bör de vara låsbara.
• Sopsäckar med mera får inte lämnas framme över nätterna då risken finns att fåglar öppnar dessa och sprider skräpet
• Inga vätskor får hamna i dagvattenbrunnarna.
• Om flottyr används ska detta hällas ut i för detta avsedda kärl. (se separat information under rubriken ”Gråvatten & fett från matlagning)

Sjukvård

Det finns inget lagstöd som säger att en arrangör ska planera eller bekosta sjukvårdsberedskap, det rekommenderas dock alltid vid större evenemang.

Tillgänglighet

Kalmar kommun arbetar aktivt med att ta bort hinder i lokaler och allmänna miljöer så att ingen ska gå miste om möjligheten att delta i aktiviteter på grund av bristande tillgänglighet. För att ditt evenemang ska kunna besökas av så många som möjligt, oavsett funktionsvariation, är det viktigt att ha tillgängligheten i åtanke redan under planeringen och förberedelsen av evenemanget. Information och bemötande, entréer, dörrar och hygienutrymmen är några saker som du ska tänka på.

Läs mer om hur du kan jobba med tillgänglighet på Kulturrådets webbplats. Tillgängligt kulturliv - Kulturrådet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Toaletter & avlopp

Det är arrangörens ansvar att toaletter och tvättställ finns tillgängliga vid evenemanget. Det är både en säkerhetsfråga och en bekvämlighet för besökarna. Arrangören ansvarar också för att se till att det finns städ-, hämtnings- och skötselrutiner och att de följs.

Säkerställ att det finns tillräckligt många toaletter tillgängliga i anslutning till evenemanget, självklart krävs även handikappanpassade toaletter. Toaletterna ska hålla en hygienisk standard och vara tillgängliga under hela evenemanget.

Rekommendationer:

För evenemang som pågår mindre än 6 timmar:
1 toalett per 120 kvinnor.
1 toalett per 600 män samt 1 urinoar per 175 män.

För evenemang som pågår mer än 6 timmar:
1 toalett per 100 kvinnor.
1 toalett per 500 män samt 1 urinoar per 150 män.

Upphovsrätt för musik

När du arrangerar konserter, festivaler eller mindre spelningar med livemusik behöver du en musiklicens från Stim. Som arrangör betalar du då en avgift som är relaterad till evenemangets biljettpris och antalet besökare. Redovisning och betalning görs normalt sett efter konserten.Musiklicens för livemusik från Stim Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Ska det spelas upp inspelad musik under ditt evenemang behöver du även skaffa musiklicens från SAMI.Musiklicens från SAMI Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Tänk på att du även behöver Stim-licens för uppspelning genom Spotify. Stim-licens ingår inte i avtalet med Spotify.Musiklicens för verksamheter (Stim) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Upphovsrätt för bilder

Om du vill använda ett eller flera verk/bilder i en trycksak eller digitalt krävs det nästan alltid tillstånd för publicering. Bildupphovsrätt hjälper dig att skaffa tillståndet som krävs för att få använda bilden i alla möjliga sammanhang.Bildupphovsrätt i Sverige Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Utvärdering

För att utveckla och förbättra ert evenemang är det alltid bra att göra en utvärdering och fråga deltagare och besökare vad de tyckte om evenemanget.

Vatten

Behöver du tillfälligt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar i närliggande fastigheter kan detta i många fall lösas via brandpost. Kontakta Kalmar Vattens kundservice för att fråga om det är möjligt i det aktuella området. Det är förbjudet att själv koppla in sig via brandpost utan Kalmar Vattens tillstånd. Vi större evenemang är ibland Kalmar kommun samordnande för tillfälligt vatten och avlopp.Kalmar vatten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.