Frågor och svar om upphandling och inköp

Upphandlingsenheten ansvarar för kommunens övergripande aktuella avtal. För att få information om dessa, kontakta upphandlingsenheten.

Ja, man får ställa frågor under anbudstiden. Frågorna ska ställas i TendSign och svaren presenteras anonymt för alla som har hämtat ut förfrågningsunderlaget.

I LOU går gränsen för direktupphandling av varor och tjänster vid ett kontraktsvärde om 586 907 kronor (från och med 1 januari 2018).

Direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form. Även om det inte ställs krav på anbud i viss form så vänder sig Kalmar kommun, när så är lämpligt, till tre-fyra leverantörer i syfte att göra en så bra affär som möjligt och att främja konkurrensen.

Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling.

Enligt LOU gäller principerna om likabehandling och icke-diskriminering. Det innebär till exempel att en leverantör inte får behandlas annorlunda på grund av var leverantören är lokaliserat. Till exempel är krav på korta transportavstånd, att produkten ska vara lokalproducerad eller närodlad, inte tillåtna enligt LOU eftersom dessa krav är diskriminerande.

Kalmar kommun har ambitionen att underlätta för lokala småföretag, där så är möjligt. Kommunen försöker utforma förfrågningsunderlagen på ett sätt som gör att fler mindre leverantörer kan lägga anbud.

Kommunen ser även gärna att småföretag i närområdet går samman och lämnar anbud tillsammans. Det är ofta svårt för en enskild firma att klara av att leverera alla efterfrågade varor/tjänster, men tillsammans kan man skapa attraktiva anbud.

Vid upphandling till lägst pris utvärderas priset. Anbudet med lägst angivet pris tilldelas upphandlingen. Däremot ställs ett antal "ska-krav" som måste uppfyllas om inte anbudet ska komma att förkastas. Det går med andra ord att upprätthålla en hög kvalitet med upphandling till lägst pris.

Vid upphandling till ekonomiskt mest fördelaktiga pris tar kommunen hänsyn till olika kriterier som ligger till grund för utvärderingen, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.

Kommunen anger i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som ligger till grund för tilldelning av kontraktet.

Principerna vid offentlig upphandling styrs av Europaparlamentets och Rådets direktiv 2014/24/EU från den 26 februari 2014 om samordning av förfaranden vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster. Principerna är följande:

• Icke-diskriminering
  Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (till exempel medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Kommunen får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara av att uppfylla. Det gäller även när kommunen inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.
• Likabehandling
  Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får ett övertag. En upphandlare får exempelvis inte acceptera ett anbud som lämnats in för sent eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.
  
• Proportionalitet
  Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som kommunen genomför får inte gå ut över vad som är nödvändigt för den aktuella upphandlingen.
  
• Öppenhet
  Principen om öppenhet (transparens) innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och upphandlingsdokumenten ska vara förutsägbara, det vill säga klart och tydligt formulerade och innehålla samtliga krav som ställs.
  
• Ömsesidigt erkännande
  Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.
  
  

LOU 13 kapitlet handlar om uteslutning av leverantörer, med paragraferna:

• 1§:
  Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantör, det vill säga om leverantören är dömd för brott som innefattar till exempel bestickning, bedrägeri, penningtvätt, organiserad brottslighet.
• 2§:
  Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantör till exempel om leverantören inte betalat skatter eller sociala försäkringsavgifter.
  
• 3§:
  Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör, till exempel om leverantören är i konkurs eller likvidation, gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte betalat in socialförsäkringsavgifter eller skatt.
  

Alla anbudsgivare har möjlighet att begära att en upphandling överprövas eller kräva skadestånd.

Hos förvaltningsrätten kan leverantören begära att upphandlaren vidtar rättelse eller att hela upphandlingen görs om. Rätten att begära överprövning omfattar alla offentliga upphandlingar såväl under som över tröskelvärdena.

För att vara berättigad att ansöka om överprövning måste leverantören antingen ha lidit skada eller så kan leverantören komma att lida skada på grund av att reglerna inte följts. Dessutom måste upphandlingen fortfarande pågå, d.v.s. den får inte hunnit avslutas. Därför anses en upphandling inte som avslutad förrän minst tio dagar gått sedan upphandlaren informerat anbudsgivarna om vem som tilldelats affären. Detta gäller även om upphandlaren dessförinnan har skrivit kontrakt med en leverantör.

• Färskt kött, charkuteri- och korvprodukter
• Färsk fisk
• Färsk frukt och grönt
• Skalad och oskalad potatis samt skalade morötter
• Ekologiska ägg
• Mejerivaror
• Läsk, lättöl och kolsyrat vatten i returglas
• Livsmedel grossist