Styrmodellens delar

Styrmodellens delar. Illustration

Vision

All styrning i Kalmar kommunkoncern tar sin utgångspunkt i den gemensamma visionen. Visionen är långsiktig och beskriver ett önskat tillstånd i framtiden. Den ska fungera som en ledstjärna och vara styrande för kommunkoncernens utveckling i helhet. I det dagliga arbetet ska visionen vara vägledande i allt från målformuleringar till genomförande. Kommunkoncernens vision är beslutad av kommunfullmäktige.

Program för mandatperioden

Med sikte på visionen formulerar den politiska majoriteten varje mandatperiod ett program som anger särskilda fokusområden. Inom respektive fokusområde anges målsättningar och utpekade inriktningar. Nämnder och bolag ska arbeta med samtliga delar i programmet.

Styrande dokument

Som en del i kommunens styrmodell finns en rad politiskt beslutade styrande dokument som avser alla verksamheter i kommunkoncernen och som verksamheterna är skyldiga att följa. Dokumenten delas in i tre typer och de beslutas på olika nivåer beroende på vad styrningen avser.

Aktiverande styrning syftar till förändring och utveckling under en given period för att skapa förflyttning inom ett område.

  • Strategi
  • Plan
  • Program

Normerande styrning syftar till att reglera befintlig verksamhet och vårt förhållningssätt till en given situation.

  • Policy
  • Riktlinje

Organiserande styrning reglerar hur roll- och ansvarsfördelningen ser ut inom kommunen rent formellt.

  • Reglemente och förbundsordning
  • Bolagsordning och ägardirektiv
  • Delegationsordning

Mer information om styrande dokument finns i ’Riktlinjer avseende styrande dokument för Kalmar kommunkoncern’. Dessa riktlinjer tillsammans med de styrande dokumenten finns publicerade på Kalmar kommuns hemsida.

Budget

Budgetår och ekonomisk planering. Kommunfullmäktige fastställer varje år en budget för nästa kalenderår (budgetår) och kommande planeringsperiod. Budgeten är ett viktigt styrande dokument för all verksamhet och utgår ifrån kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning. I budgeten anges hur de ekonomiska resurserna fördelas i organisationen samt vilka övergripande finansiella mål som gäller och vilka verksamhetsmål och uppdrag som nämnder och bolag ska arbeta med. Det är lagstadgat för kommunen att fastställa en budget och i kommunallagen beskrivs närmare vilka krav som gäller.

Majoritetens inriktningar för budgetåret visar vad den styrande politiken vill att organisationen ska fokusera på för att Kalmar ska utvecklas i riktning mot visionen. Inriktningarna utgår från, och kompletterar, programmet för mandatperioden och andra styrande dokument. Dessa inriktningar uppdateras årligen av den styrande majoriteten i samband med den budget som antas i kommunfullmäktige. Inriktningarna är tvärsektoriella och de har ett koncernperspektiv.

Mål och uppdrag för nämnder och bolag. För att styra och prioritera fastställer kommunfullmäktige övergripande mål och eventuellt riktade uppdrag för kommunkoncernens nämnder och bolag. Nämnder och bolag ansvarar för att st

verksamheten enligt politisk inriktning och mot de övergripande målen. I samband med den årliga budgetprocessen förs en dialog kring mål, uppdrag och resurser. Varje nämnd och bolag har ansvar att i sitt målarbete, och efter rådighet att påverka, se till alla delar i det politiska programmet för mandatperioden.

I budgeten anges finansiella mål och övergripande verksamhetsmål inom ramen för God ekonomisk hushållning. Nämndernas och bolagens mål kan vara kortsiktiga (1 år) eller på lite längre sikt (2 till 4 år). Ett mål innebär alltid något som vi kan uppnå, enligt en fastställd nivå. Målen ska vara tidsatta och utvärderingsbara.

Reglemente, bolagsordning och ägardirektiv

Alla nämnder och bolag har av kommunfullmäktige tilldelats ett ansvar, det vill säga syftet med verksamheten. Det ansvaret redovisas för nämnderna i reglemente och för bolagen i bolagsordning och ägardirektiv.

Förvaltning och bolag informerar nämnd respektive bolagsstyrelse om verksamhetens resultat och hur det går i verksamheten utifrån ansvar, mål, uppdrag och resurser.

Verksamhetsplan, budget och affärsplan

Med utgångspunkt i förutsättningarna som styrmodellen ger beslutar varje nämnd om Verksamhetsplan med internbudget för aktuellt budgetår.

Med utgångspunkt i förutsättningarna som styrmodellen ger beslutar varje bolag om en verksamhetsplan med budget för nästkommande år och en ekonomisk planering för ytterligare sex år. Vissa bolag arbetar med en kompletterande affärsplan.

Ekonomistyrning och resursfördelning

Kommunens resurser ska användas och utnyttjas effektivt. Då resurserna är begränsade måste såväl uppdraget till verksamheterna som de arbetssätt som används inom verksamheterna planeras i förhållande till de ekonomiska förutsättningarna.

God ekonomisk hushållning

Kommunallagen anger att kommuner ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet, vilket innebär att ekonomin måste skötas på ett ansvarsfullt och långsiktigt hållbart sätt med bäring på generationsperspektivet.

Kommunerna ska enligt lagen anta mål både för ekonomin och för verksamheten – så kallade finansiella mål och verksamhetsmål. De finansiella målen ger ramar för verksamhetens omfattning och resultat, och verksamhetsmålen anger hur medlen ska användas på ett ändamålsenligt sätt.

Kommunallagen anger ett minimikrav för kommunens ekonomi, det så kallade balanskravet, som innebär att intäkterna alltid ska överstiga kostnaderna. Om resultatet ändå blir negativt ska det återställas inom tre år. För att resurstilldelningen till kommunens verksamheter inte ska påverkas alltför mycket vid en lågkonjunktur har kommunen en reserv som gör det möjligt att reservera överskott till förmån till sådana år som dessa medel behöver tas i anspråk. I Kalmar är det kommunfullmäktiges beslutade mål i budgeten som utgör ramverket för en god ekonomisk hushållning.

Kommunfullmäktige har beslutat om särskilda riktlinjer för god ekonomisk hushållning och vad som gäller mer i detalj utifrån lagens intentioner. Det finns flera styrande och stödjande dokument inom det ekonomiska området, såsom exempelvis finanspolicy, beskrivning av budgetprocess och hur och när olika uppföljningar ska göras.

Resursfördelning

Kommunens finansiella utrymme och nämndernas ramar för drift och investering fastställs genom kommunfullmäktiges årliga beslut om budget. Nämnderna beslutar därefter själva över den interna fördelningen av resurser genom sina respektive budgetprocesser och i sin Verksamhetsplan med internbudget.

Övergripande resursfördelning

Utgångspunkten för fastställandet av nämndernas ekonomiska ramar är föregående års driftbudget för respektive nämnd. I den årliga budgetprocessen justeras sedan de ekonomiska ramarna utifrån ett antal parametrar såsom exempelvis löneöversyn. Inflation gäller endast kultur- och fritidsnämnden genom kompensationen för övriga kostnader med PKV-index. Övriga nämnder har ingen inflationskompensation.

Ramarna för vissa verksamheter justeras utifrån demografiska förändringar enligt kommunens senaste befolkningsprognos.

Ramarna justeras även för förändrade hyreskostnader, kapitalkostnader samt andra driftkostnader kopplade till investeringar beslutade av kommunfullmäktige. Nämndernas ekonomiska ramar fastställs slutligen genom politiska prioriteringar och beslut.

Åtgärder vid underskott

Om en nämnd prognostiserar eller konstaterar ett underskott ska detta anmälas till kommunstyrelsen. Nämnden ska föreslå åtgärder för att uppnå ekonomisk balans och presentera för kommunstyrelsen hur den negativa budgetavvikelsen ska återställas samt vilka konsekvenser i verksamheten som det bedöms medföra.

Investeringsplan

Kommunens investeringar hanteras enligt ett särskilt regelverk som kommunfullmäktige har fastställt. För att säkerställa att nya investeringgar görs vid rätt tidpunkt och på lämplig geografisk plats, ska varje investering vara ett resultat av ett väl planlagt utredningsarbete, där berörda nämnder och bolag bidrar med sina perspektiv.

Systematiskt kvalitetsarbete, intern styrning och kontroll

Alla nämnder, bolag och verksamheter i Kalmar kommun ska ha ett systematiskt kvalitetsarbete. I ansvaret ingår att kvalitetssäkra verksamheten och ständigt utveckla och förbättra den service och de tjänster som levereras. Ett sådant förhållningssätt ska genomsyra arbetet på alla nivåer i organisationen.

Hur systemet för det systematiska kvalitetsarbetet är uppbyggt kan se olika ut inom olika verksamheter. Nedan beskrivs de gemensamma utgångspunkter som alla nämnder och bolag ska uppfylla. Cheferna har det yttersta ansvaret för kvalitetsarbetet och att hålla sig uppdaterade om de anvisningar som gäller och följa dem.

Samarbete för invånarnas bästa

Grundläggande för alla våra verksamheter ska vara att vi skapar värde och kvalitet för dem vi är till för. Samarbete mellan olika nämnder och bolag är centralt för att lyckas med de uppdrag som fullmäktige fördelar ut i kommunkoncernen. Samverkan över organisatoriska gränser, bland annat genom ett processorienterat arbetssätt, förutsätter att vi utgår från det som mottagarna efterfrågar och värdesätter och att vi ständigt utvecklar våra gemensamma arbetssätt utifrån det. I kvalitetsarbetet ingår att definiera och aktivt utveckla värdeskapande processer och arbetssätt. Detta arbete ska utgå från verksamhetens grunduppdrag och det som verksamhetens mottagare värdesätter och efterfrågar.

Vi levererar god kvalitet

En grundläggande definition av god kvalitet som gäller för hela kommunkoncernen är att verksamheten jobbar för att uppfylla sina mål och lever upp till de krav som gäller, att verksamheten är anpassad till befintliga resurser samt att den skapar största möjliga värde för sina mottagare.

Utifrån denna gemensamma definition behöver respektive verksamhet också konkretisera vad kvalitet betyder i den gemensamma kontexten för kommunkoncernen, i den egna verksamheten och vilka områden som är viktiga för att uppnå god kvalitet. Vad skapar värde för verksamhetens mottagare och intressenter och vilka processer och arbetssätt behövs för att detta ska uppnås?

Vi bedriver ett aktivt utvecklingsarbete

För att kunna möta framtidens utmaningar på ett framgångsrikt sätt krävs att alla verksamheter bedriver ett aktivt utvecklingsarbete. I det arbetet ingår att:

Ha koll på verksamheten

Varje verksamhet ska följas upp systematiskt och resultaten ska analyseras för att ge underlag för att utveckla processer, service och tjänster. Uppföljning ska göras så ofta som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. I det arbetet ingår även uppföljning av de normerande styrande dokument som gäller för kommunkoncernen. Innehållet i uppföljningen behöver spegla det interna arbetet men inte minst mottagarnas upplevelse och synpunkter samt eventuella avvikelser.

För att få perspektiv på den egna verksamheten ska kvalitetsjämförelser, erfarenhetsutbyten och lärande mellan verksamheter, både inom organisationen och med omvärlden, vara en självklar del.

Förbättra och förnya

Kvalitetsarbetet ska ske återkommande och systematiskt. Varje verksamhet ska ständigt arbeta med att förenkla, förnya och förbättra sig i sitt uppdrag som en del av helheten för Kalmar kommunkoncern. Det kan både handla om att utveckla det som redan görs och att tänka helt nytt och innovativt.

Vi har en god intern styrning och kontroll

Arbetet med intern kontroll är lagstadgat och utgör en viktig del i det systematiska kvalitetsarbetet. En god intern kontroll förutsätter att det finns ett systematiskt arbete med väl fungerande processer och arbetssätt och medvetenhet om möjliga risker. Den interna kontrollen underlättar arbetet att driva verksamheten mot uppsatta mål och att tillgodose behoven hos verksamhetens mottagare på ett säkert och effektivt sätt.

Enligt bestämmelserna i kommunallagen är varje nämnd skyldig att inom sitt område se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll i kommunen vilar på kommunstyrelsen, som med utgångspunkt från nämndernas rapporter ska utvärdera kommunens samlade arbete med intern kontroll och vid behov ta initiativ till förbättringar.

Arbetet med intern kontroll är riskbaserat och ska bygga på en risk- och väsentlighetsanalys. Nämnderna ska inför varje nytt verksamhetsår upprätta en plan för den interna kontrollen och beskriva vilka kontrollaktiviteter som ska genomföras.

Fler sidor inom styrmodell för kalmar kommun

Inledning

Styrmodellen visar hur kommunkoncernen leds, planeras och följs upp, samt kraven på nämnder och bolag.

Kommunens organisation och ansvar

Kommunkoncernens organisation, ansvarsfördelning och styrning.

Årshjul, planering och uppföljning

Kommunens planeringsprocess och systematisk uppföljning är centrala och viktiga delar i styrmodellen.

Senast uppdaterad: 16 januari 2025
Publicerad: 12 december 2024