All verksamhet kräver god planering. Syftet med kommunens planeringsprocess är att identifiera mål, utvecklingsbehov och aktiviteter och besluta hur ekonomiska resurser ska fördelas. Planering handlar om att värdera, prioritera och välja bort och på så sätt ge verksamheten tydliga förutsättningar.
På alla nivåer i kommunens organisation tar planeringen sin utgångspunkt i
I följande stycken beskrivs planeringsarbetet.
Genom budgetprocessen fastställer kommunfullmäktige mål och uppdrag och fördelar resurser till nämnderna samt gör en översyn och uppdatering av bolagens ägardirektiv. Syftet med budgetprocessen är att, i enlighet med kommunens styrmodell, bidra till ett långsiktigt förhållningssätt och en god ekonomisk hushållning där såväl verksamhetsmål som finansiella mål uppnås.
Kommunfullmäktige beslutar senast i november om budget för kommande år och plan för de efterföljande två åren samt uppdatering av bolagens ägardirektiv. Förutom vid valår ges möjlighet i enlighet med kommunallagen att ta beslut om budgeten i december. Skattesatsen beslutas senast i oktober året innan förutom vid valår som denna kan antas senast i november månad.
Varje nämnd beslutar om Verksamhetsplan med internbudget för nästa år.
Verksamhetsplan med internbudget inkluderar såväl nämndens mål för perioden såsom de uppdrag som givits från kommunfullmäktige och om egna uppdrag ges från nämnden till förvaltningen. Allt utifrån de olika verksamheternas ekonomiska förutsättningar. Nämndernas verksamhetsplan med budget ska även ta aktiv ställning till de aktiverande styrande dokument som berör den egna organisationen eller den verksamhet och service som bedrivs.
Bolagen arbetar fram förslag till verksamhetsplan som behandlas av respektive bolagsstyrelse innan den samlade budgeten för bolagskoncernen beslutas av Kalmar Kommunbolag AB i november. Bolagens verksamhetsplan/affärsplan ska även ta aktiv ställning till de aktiverande styrande dokument som berör den egna organisationen eller den verksamhet och service som bedrivs.
Systematisk uppföljning och analys är en central och viktig del i styrmodellen. Varje nämnd och bolag ansvarar för att regelbundet och systematiskt följa upp den egna verksamheten utifrån mål och resultat, kvalitet, ekonomi, personal och aktuella aktiverande styrande dokument för kommunkoncernen.
Kvalitet i analysarbetet är grundläggande för att kunna skapa välgrundade slutsatser och utveckla och förbättra kommunkoncernens verksamhet. En central princip i all analys är att fokusera på de mest väsentliga avvikelserna och deras eventuella underliggande orsaker.
Det ligger på varje nämnd och bolag att ansvara för god kvalitet i uppföljningsarbetet och för att detta sker enligt en väl utarbetad process.
Kommunfullmäktige, nämnder och bolag
Kommunkoncernens gemensamma uppföljning sker vid ett visst antal tillfällen per år. I anvisningarna för uppföljning och rapportering som ges ut från kommunstyrens förvaltning beskrivs vilket innehåll som ska finnas i de olika rapporterna, liksom hur uppföljningen från nämnderna och bolagen ska utformas. Här ingår uppföljning av aktiverande styrande dokument för kommunkoncernen.
Nämnderna och bolagen ansvarar för att rapportera till kommunstyrelsen i enlighet med aktuella anvisningar. Kommunstyrelsen ansvarar i sin tur för att sammanställa och rapportera till kommunfullmäktige utifrån budget och mål samt övrigt som är av risk och väsentlighet utifrån kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämnder och styrelser.
Vid behov kompletteras rapporteringen med dialogsamtal mellan kommunstyrelsens arbetsutskott och nämnds-/bolagspresidium samt förvaltnings-/ bolagsledning.
Förvaltningarna ska rapportera till sina respektive nämnder vid de tillfällen som nämnderna rapporterar till kommunfullmäktige. Utöver detta beslutar nämnderna själva om frekvens och innehåll för verksamhetens uppföljning. Bolagen ska rapportera enligt ramverket för arbetsordningen som beslutats av Kalmar Kommunbolag. Utöver detta beslutar bolagen själva om frekvens och innehåll för verksamhetens uppföljning utifrån egen arbetsordning.
Styrmodellen visar hur kommunkoncernen leds, planeras och följs upp, samt kraven på nämnder och bolag.
Kommunkoncernens organisation, ansvarsfördelning och styrning.
All styrning i Kalmar kommunkoncern tar sin utgångspunkt i den gemensamma visionen.