AI - tal till text

Vi använder verktyget Klang som är framtaget för ändamålet tal-till-text.

Bearbetningen sker via en molnbaserad lösning placerad i Sverige. Kommunikationen är krypterad och Kalmar kommun äger krypteringsnyckeln (BYOK – Bring Your Own Key).

Överföring sker genom manuell kopiering mellan Klang och verksamhetssystemet. Detta arbetssätt är även en del i den mänskliga kontrollen av AI-genererat material.

Under våren 2026 inför socialförvaltningen verktyget inom området Barn och familj. I samband med detta görs konsekvensbedömning och bedömning av rättslig grund för inspelning av samtal som är en del av:

• Förhandsbedömningar
• Utredningssamtal
• Uppföljningssamtal

Bedömningarna avgränsas initialt till Barn och familj eftersom införandet startar där. När verktyget senare införs i fler verksamheter görs nya bedömningar, utifrån respektive verksamhetsområde och vilka uppgifter som behandlas.

Som stöd för bedömningen av rättslig grund används Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) vägledning.

Ljudfilen sparas i 72 timmar. Tiden är en avvägning mellan två perspektiv – minimera uppgifter och att ljudkällan är originalkälla och därför en säkerhet vid misstanke om att innehållet är korrekt. Vår bedömning är att tidsaspekten utgör en skyndsam hantering samtidigt som tiden ger handläggaren möjlighet att säkerställa att transkriberingen är korrekt. Ljudfilen gallras efter 72 timmar automatiskt.

Transkriberad textfil sparas under hela utredningstiden som arbetsmaterial (normalt 4 månader) och gallras därefter.

Vi inhämtar medgivande under införande/pilotfas. När arbetssättet är etablerat kommer vi ta ställning till om vi fortfarande ska inhämta medgivande.

Medgivande under införandefasen (till vuxna)

"Vi håller på att införa ett nytt arbetssätt där vi kan spela in samtalet och låta datorn med stöd av AI skriva ner det som text. Det gör att jag kan vara mer delaktig i samtalet och lyssna bättre. Vi kontrollerar texten och tar bara med det som är relevant i dokumentationen. Resten rensas bort automatiskt. Ljudet sparas inte när texten är framtagen. Vi skriver fortfarande egna anteckningar som vanligt. Det är helt frivilligt – om ni säger nej fortsätter vi utan inspelning. Är det okej att vi spelar in?"

Medgivande under införandefasen (till barn)

"Vi håller på att införa ett nytt arbetssätt. Jag vill lyssna ordentligt på dig, och därför vill jag gärna spela in det vi pratar om så att datorn kan skriva text. Jag skriver också egna anteckningar som vanligt. Inspelningen är bara för att göra text, och du kan säga nej eller be mig stänga av när som helst. Är det okej att jag spelar in?"

Fråga gärna också: ”Vill du att en vuxen är med när jag frågar om inspelning?”

Efter samtalet: Dokumentera i journal att AI har använts som stöd under inhämtandet av underlag till utredningen, samt om barnet/ vårdnadshavare har gett medgivande till inspelning för transkribering.

Pausfunktionen ger socialsekreterare möjlighet att pausa inspelningen under samtalet. Funktionen använda därigenom som ett verktyg för att minimera uppgifter som inte är av relevans för utredningen.

Många socialsekreterare har en hög digital mognad och använder redan digitala och AI‑baserade verktyg i sin vardag. Det har under en tid funnits en efterfrågan på bättre digitala stöd som även kan användas i det dagliga arbetet inom socialtjänsten.

Reaktionerna på verktyget är överlag positiva. Medarbetare uttrycker särskilt uppskattning för:

1. minskad administration
2. ett mer effektivt arbetssätt
3. ökad kvalitet och säkerhet i dokumentation och uppföljning

Sammanfattningsvis upplevs verktyget som ett stöd i arbetet, snarare än en belastning.

• Tidsbesparingar i dokumentationen
  AI tal‑till‑text minskar tiden för manuell dokumentation genom att samtal transkriberas automatiskt. Det frigör tid som i stället kan användas för mer klientnära arbete, såsom barnsamtal och uppföljning.
• Minskad administrativ belastning för medarbetare
  Socialsekreterare lägger i dag en stor del av sin arbetstid på administration. Verktyget bidrar till att minska detta genom att förenkla anteckningar, sammanställningar och strukturerad dokumentation.
• Ökad kvalitet och rättssäkerhet i dokumentationen
  Automatiserad transkribering minskar risken för att viktig information missas och ger ett bättre underlag för professionella bedömningar. Det bidrar till en mer enhetlig och korrekt handläggning.
• Bättre stöd för strukturerat arbetssätt
  Den transkriberade texten kan bearbetas, sammanfattas och struktureras enligt befintliga metoder och mallar. Det gör det enklare att anpassa dokumentation till olika samtalstyper, exempelvis förhandsbedömningar, utredningar och uppföljningar.
• Ökad arbetsmiljö och attraktivitet som arbetsgivare
  Genom att minska repetitivt och administrativt arbete förbättras arbetsmiljön. Detta kan bidra till ökad trivsel samt stärka socialförvaltningens förmåga att behålla och rekrytera medarbetare.